Economia SC Drops: a importância da gestão de documentos e como a transformação digital impacta no segmento

Nesse Economia SC Drops, conversamos com Michelle Witkowski, arquivista especialista em gestão de documentos e informações da 1Doc, uma das maiores govtechs do país. Confira abaixo:

Por que é importante fazer gestão de documentos?

Michelle: A gestão de documentos é o conjunto de técnicas que faz referência a todo o ciclo vital dos documentos. E é por isso que ela torna-se tão importante, já que ela passará por todo o trâmite, desde sua produção até sua destinação final documental, referindo-se a eliminação de documentos ou o recolhimento para a guarda permanente. São essas metodologias que garantem que seu acervo arquivístico, independentemente do seu suporte, físico ou digital, terá acesso, autenticidade, preservação e confiabilidade. Somente com essa gestão você garantirá o acesso aos documentos e informações de forma eficiente e eficaz.

Quais os processos envolvidos nesse processo?

Michelle: Um processo de gestão de documentos faz ligação a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente, intermediária e permanente. O processo pode ser dividido em 3 pontos principais:

  • Produção documental: Esta fase faz ligação direta com as rotinas das instituições, o que se é produzido, qual método, formato, uso das tecnologias.
  • Utilização dos documentos: São rotinas de organização, classificação arquivística,tramitação documental, armazenamento  e acesso.
  • Destinação dos documentos: Está conectada a finalização do trâmite documental, ou ele será recolhido para o arquivo permanente, ou ele será eliminado. Para realizar essas duas ações é necessário que a instituição tenha instrumentos arquivísticos como: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos. É de extrema importância que busquem assessoria de um profissional Arquivista e de empresas que tenham conhecimento e prática neste workflow, principalmente nos dias atuais, que precisamos utilizar informações a todo instante
Como  a gestão de documentos (arquivismo) da gestão pública pode beneficiar a comunidade?

Michelle: Com a transparência, agilidade, eficiência e a qualidade da informação. É preciso ressaltar que a Lei nº 8.159, deixa claro em seu primeiro artigo, que “é dever do poder público a gestão documental, e a proteção dos documentos de arquivo, servindo como apoio à cultura e ao desenvolvimento, sem contar o seu valor de prova e de informação.
Reforçando ainda mais essa vertente, temos a lei de acesso à informação, n° 12.527 que expressa sobre as responsabilidades que cabem órgãos e entidades do poder público, como por exemplo:  assegurar a: • I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; • II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e • III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso
.

Como a transformação digital vem atuando sobre a gestão documental no público?

Michelle: Precisamos entender que a transformação digital não é algo apenas da atualidade. Em 1984 já falava sobre gerenciamento eletrônico de documentos, e claro que em 2021 isso estaria mais latente, visto que a tecnologia evoluiu de uma forma rápida. A transformação digital já é uma realidade brasileira, mas precisamos caminhar mais rápido.  Existem normas, modelos e técnicas arquivísticas específicas para documentos digitais, a fim de assegurar toda a credibilidade da documentação e do trâmite em si. O avanço tecnológico, incluindo o evento pandêmico, deixou ainda mais latente a necessidade de digitalizar esses serviços públicos, incorporando todo o processo que antes era feito no suporte de papel, e agora basta acessar com seu login e senha.

Qual o papel da 1Doc nesse processo?

Michelle: A 1Doc vem trabalhando incansavelmente para ajudar na transformação digital para órgãos públicos. Uma plataforma web, que além de gestão documental também auxilia na comunicação e no atendimento entres os setores e os cidadãos. Um sistema simples, com interface amigável e intuitiva, deixando os processos mais simplificados, ainda é composta por ferramentas de segurança da informação, de acesso, de leitura, de relatórios de trabalhos.  É por esse motivo que estamos presentes em todo o território brasileiro, com mais de 400 clientes e dezenas de milhões de documentos produzidos.

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